把握与离职者面谈的技巧
2016-4-27
来源:中国劳动保障报网络版 2007-01-27
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  • 离职是一个敏感的话题。员工离职是员工关系管理的脆弱阶段,管理工作细致到位,可以提升人力资源管理水平,使员工顺利离职,否则,极有可能使离职员工心怀不满,激化工作期间的矛盾,甚至引起劳资纠纷。离职管理同时影响着在职员工的情绪和心理。在员工离职管理诸多环节中,面谈的作用不可低估。那么,离职面谈怎样谈才合适?应该注意哪些问题,讲究哪些方法技巧?本期,我们请来致远太行企业管理咨询(北京)有限公司经理韩子天,就上述问题结合上期候诊室案例与大家共同探讨。

    专家诊断

    与离职者面谈应单个进行

    离职的方式有很多种,劳动关系终止、协商解除劳动关系、用人单位解除劳动关系和员工单方解除劳动关系,每一类中又分很多种情况,因此要进行恰当的离职面谈就要与其离职的方式相对应。人力资源管理人员是老板在人员管理上的左膀右臂,不仅要尽力将老板的意愿加以有效执行,也要利用其专业知识和实践经验向老板提出更为建设性的建议。因此,人力资源管理人员在决定面谈与否以及如何进行面谈之前首先要弄明白这些员工离职的原因和方式是什么。

    有很多人力资源管理人员认为,被企业辞退的员工,离职面谈仅仅就是向员工传达可以走人了之意,但殊不知,即使解聘的原因合理合法,也会对一个即将失去饭碗的人在心理上造成很大影响,离职者多半会对公司产生不满情绪,离开后很可能会有诋毁公司以及其他冲击行为的发生。因此,对由企业解除合同的员工进行离职面谈可以化解离职员工与企业及企业管理者之间的矛盾,人力资源管理人员可以根据员工的不同情况,有的放矢,尽可能地化解、减少矛盾。

    人力资源管理人员首先需要做的就是,在接到相关信息后,与拟定解聘的员工所属部门的主管沟通和确认相关信息,比如:部门经理对于员工离职的态度,是否确有必要解聘该员工;员工当前从事工作的进展情况,如果要解聘,人员在什么时候交接工作比较合适;人力资源部门如何配合部门经理掌握离职进程的安排等等。在取得员工所在业务部门与老板在目标上的一致后即可启动面谈的程序。否则,即可利用多方面调查的信息,向老板提出建议。

    如果要进行离职面谈,由于每个被解聘的员工具体情况不同,因此面谈也不能一同进行,而是要分别开展。这同刑事诉讼程序中的讯问的道理相似。试想,如果一群人聚在一起接受被解除劳动合同这样的决定,要么企业要多给钱,要么员工抱团反抗,百害而无一利。因此,人力资源管理人员一定要一个一个地单独面谈。

    专家处方

     离职面谈是一种管理者与员工直接沟通的有效方式,可以融洽企业与离职员工之间的关系。通过离职面谈可能会起到挽留核心员工的作用,而对于企业不想留用的员工,也可以通过离职面谈降低双方的敌对意识,体现出企业对员工的尊重与关怀。

     

    处方1:与离职者面谈的两个阶段

    一、准备阶段

    面谈准备的过程中应该先对员工的个人信息和工作档案做一个初步的整理,即需要首先掌握被解聘员工所在部门经理的态度和要求、工作进展情况、业绩考核情况、劳动合同状况,以及有无附属协议,如培训协议、保密协议、竞业禁止协议等,还有财务借款情况、办公用品及设备、车辆领用情况、业务往来中的财物情况等等。这些信息一方面可以为解聘提供更为合法、合理的原因,另一方面也可以杜绝因解聘产生财物丢失、商业秘密泄漏企业却无计可施的不良后果。

    另外,也要注意面谈的时间和空间的选择。例如,可以选择在能够让人精神放松的伴有舒缓音乐的空间明亮的咖啡厅,而不是每天都令人紧张压抑的办公室。这样不仅可以预防冲击行为产生,也不会对其他在职员工造成影响。时间以20分钟至40分钟之间较为恰当。

    二、进行阶段

    首先,前面提过,由于每个被解聘的员工个体不同、工作时间不同、岗位不同、解聘原因不同、解聘条件不同、心理承受能力不同……这诸多不同必然决定了即使进行面谈也不能一同进行,而是要分别开展。

    其次,技巧问题。辞退面谈中,公司在信息掌握方面占有主动地位,员工处于相对被动地位,想要就离职方案达成一致意见,辞退面谈需要的技巧性就更强一些。员工关注的内容无非就是两个:辞退的理由和辞退的补偿。因此,在面谈中要让员工清楚明白地了解企业对这两点的安排是什么,不能含糊、闪烁。如果员工心生怨情的,也应让员工有辩解和倾诉的机会,引导员工化解心中的不悦。当然,为了缓和气氛,人力资源管理人员也可以在面谈前先行营造轻松的气氛,如:给员工倒水、询问家庭状况等等,以善意的动作卸去对方的防备,设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线,多听少说,适时地提供分析建议和意见。但也应注意不要把个人感情带入面谈中,更不要轻下承诺。

    最后,面谈结束,HR也应对面谈结果进行梳理,对日后的工作总结经验,提出改善计划。

    处方2: 应对员工辞职的离职面谈

    员工跳槽带来的成本非常巨大,所以企业对于员工离职都会感到恼火。有的管理者认为离职就是忘恩负义,就是背叛,员工离职时常常都是以双方不快而收场。但是,这又与以人为本的人文管理主义相左。因此,这个时候就需要将离职面谈拿上日程,并作为人力资源管理人员的一项重要职责。

    对跳槽员工进行面谈的主要目的是为了了解员工辞职的原因和想法,究竟是为了个人发展、学习及家庭原因,还是对企业的管理模式、管理层的工作风格、团队的氛围、绩效的评价状况、当前职位工作内容等不满?但无论如何,通过离职面谈既可以抚慰、挽留价值员工,又能够在交流中提醒跳槽员工违约责任、保密责任、知识产权等,用以防范员工对公司利益的损害,甚至可以从侧面了解企业上到高层,下到具体的业务部门的管理情况。因此,在对跳槽员工进行面谈时,除了也要设置较为轻松的面谈环境以外,更应将重心放在对员工的人文关怀,让员工说出平时不敢说的真心话,以及了解员工日后的职业发展计划等方面。例如,让员工填写离职原因、离开公司后的打算、对公司管理的建议和看法、价值追求,以及传达企业对员工的评价和职业发展规划建议,如果还能向员工表示出可以好马也吃回头草的意向则更能将人文关怀的举措进行得更加彻底。

    处方3: 应对合同到期终止职工的离职面谈

    按照法律规定,合同到期即可终止,可以由企业方提出,也可以由员工自由决定,因此,也就意味着对合同到期终止的员工进行的离职面谈会出现类似于辞退员工的面谈和对辞职员工面谈两种方式。人力资源管理人员既需要向员工传达不再聘用、终止劳动关系的企业决定,又需要在面谈中安抚员工情绪,缓和双方剑拔弩张的气氛。既需要了解员工不再续签合同的原因和目的,又要根据企业的态度决定是挽留员工,还是采取平衡双方利益的措施,预防员工的离职给企业造成商业秘密泄露、知识产权争议的发生等等。

    因此,在对合同到期终止员工进行面谈时,可以根据提出终止意向主体的不同,选择采取应对辞退员工面谈的方式或者员工主动辞职情况下进行的面谈方式。惟一不同的是,合同到期终止是不存在培训费、服务期等违约责任的,因此,在面谈中人力资源管理人员要注意并不能将这些情况作为约束、挽留不再续签合同员工的条件。

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